SFA (Sales Force Automation)

Si vemos un SFA desde el punto de vista tecnológico no sería nada más que una simple base de datos de la cual podemos obtener información de entrada y salida. De alguna manera podemos ver este sistema como un almacén de información que pude ser obtenida de diversas fuentes, que se procesa y se pone en manos del capital humana para optimizar las ventas. Las fuentes pueden ser bases de datos de marketing, en las cuales se registran las acciones realizadas por un cliente (Preventas), bases de datos de contabilidad, en las cuales se registra si el cliente ha pagado sus obligaciones financieras y las bases de datos de operación, en las cuales se registran los productos que un cliente determinado consume, con qué frecuencia los consume, que servicios solicita, etc.


Si nos ponemos a detallar el proceso, toda esta información es generada en otros departamentos de la empresa pero es utilizada por el departamento de ventas, en el cual se usa para mejorar la eficiencia en el momento de llegarles a los clientes con un producto o servicio determinado. Indudablemente no es lo mismo visitar a un cliente cuando no se sabe nada de él, que llegar a su puerta teniendo toda la información disponible de nuestro cliente como por ejemplo los productos que consume, cuanto consume y cosas como esas.




También se puede obtener un flujo de información en sentido inverso ya que podemos convertir un SFA en un colector de información que proviene de la fuerza de ventas, información que puede tener un enorme valor: corregir que un cliente no se llama Manuel sino Martin, que le gusta el América de Cali y no Millonarios, que cuando el no esta no se debe hablar con nadie ya que él es el único que puede tomar las decisiones, tal vez información poco estructurada y difícil de enfocar, pero, sin duda, muy valiosa.

La información que normalmente está en la cabeza de los vendedores, lo está ahora en una base de datos perfectamente organizada, sistematizada y minimiza las confusiones y pérdidas de información. Una tecnología SFA permite asegurar que esa información que coloquialmente introducimos en una cesta se escape por las rendijas, información que posteriormente se transforma en conocimiento.

El planteamiento de las bases de datos, programas de software, entradas y salidas de información resulta, por tanto, bastante sencillo conceptualmente. No obstante, este planteamiento precisa el soporte de una arquitectura física, un conjunto de ordenadores y dispositivos capaces de proporcionar un almacenamiento pueden ir desde un ordenador convencional de sobremesa hasta un teléfono móvil, pasando por portátiles, Tablet PCs, agendas personales (PDAs), teniendo en cuenta también conexiones alámbricas inalámbricas o conexiones bluetooth por nombrar algunas de las más populares.

¿Qué debemos pedirle a la tecnología? Fundamentalmente, que funcione de una manera estable, sencilla y segura, y que no provoque situaciones en las que se intente utilizarla y ello le genere inseguridad. ¿Habré enviado la información? ¿Habrá llegado a su destino? ¿Estará la ficha del cliente convenientemente actualizada? ¿Por qué no puedo conectarme desde aquí? Todo problema técnico previsible es susceptible de provocar situaciones de frustración que generen un comprensible rechazo y dificulten implantaciones posteriores.